Cấu hình và tạo mới ticket

1. Phân quyền sử dụng module Support Ticket

Anh chị vào Cài đặt => Phân quyền=> Chọn nhóm quyền mà anh muốn phân cho để sử dụng module Support Ticket => Chọn các quyền trong chức năng Support Ticket.

- Truy cập: Truy cập vào được tính năng Support Ticket

- Thêm mới: Tạo được ticket trên hệ thống

- Sửa, xóa: Sửa và xóa được ticket

2. Thiết lập cấu hình ticket

Anh chị vào Cài đặt=> Cấu hình hệ thống=> Ticket, hệ thống sẽ hiển thị 3 mục mà anh chị phải thiết lập. Đó là danh mục hỗ trợ, trạng thái ticket và mẫu trả lời nhanh.

* Click Danh mục hỗ trợ, màn hình sẽ hiển thị ra giao diện như sau:

- Danh mục hỗ trợ là các đầu mục lớn liên quan tới các vấn đề, khúc mắc của khách hàng trong quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ. Công ty đưa ra để các danh mục này để dễ dàng sắp xếp và phân loại ticket của khách hàng, hỗ trợ khách tốt hơn.

- Để tạo danh mục, anh chị click vào Thêm mới, màn hình sẽ hiển thị bảng Thêm mới danh mục.

(1) Anh chị điền tên danh mục hỗ trợ của công ty mình

VD: Ngay với Getfly sẽ căn cứ vào tính năng của hệ thống để đưa ra danh mục hỗ trợ như Khách hàng, Bán hàng, Công việc, Marketing,...

(2) Thuộc danh mục: Trong trường hợp anh chị muốn tạo danh mục con trong những danh mục lớn thì anh chị sẽ điền tên danh mục là danh mục con và chọn thuộc danh mục lớn nào.

VD: Anh chị tạo danh mục Chiến dịch thuộc danh mục lớn Marketing.

(3) Mô tả: chi tiết thêm về danh mục.

(4) Tự động phản hồi khi mở ticket: Nhập nội dung bình luận của doanh nghiệp khi khách của doanh nghiệp tạo ticket.

(5) Tự động phản hồi khi đóng ticket : Nhập nội dung bình luận của doanh nghiệp khi khách của doanh nghiệp đóng ticket.

(6) Người liên quan: sẽ là người nhìn và theo dõi được các ticket trong danh mục đó.

Lưu ý: Tài khoản của mình anh chị nằm trong người liên quan đến danh mục nào thì mới nhìn thấy được thông báo của các ticket trong danh mục đó.

* Click vào Trạng thái ticket, màn hình sẽ hiển thị ra giao diện như sau:

- Trạng thái ticket có thể hiểu là các bước trong quá trình xử lý ticket của công ty kể từ lúc tiếp nhận cho đến khi xử lý xong ticket.

- Để thêm trạng thái các ticket, anh chị sẽ điền vào ô Trạng thái, chọn màu sắc và vị trí hiển thị của trạng thái này. Sau đó click . Sau khi đã thêm mới thành công, hệ thống sẽ hiển thị các trạng thái anh chị đã tạo cùng tên tài khoản người tạo và thời gian tạo.

* Click vào Mẫu trả lời nhanh, màn hình sẽ hiển thị giao diện như sau:

- Nội dung mẫu là các câu trả lời nhanh có sẵn để giúp rút ngắn quá trình xử lý ticket của bộ phận CSKH.

Ví dụ như khi khách tạo ticket trên hệ thống, thay vì việc nhân viên sẽ chat với khách để xác nhận tiếp nhận ticket thì bây giờ các bạn chỉ cần gửi các nội dung mẫu đã lưu trên hệ thống cho tiết kiệm thời gian.

3. Các cách tạo ticket trên hệ thống

*Cách 1: Khách hàng tự tạo ticket và gửi phản hồi trên trang C3S

Khách hàng truy cập vào Giao diện trang khách hàng phản hồi thân thiết c3s như sau: Domain.getflycrm.com/c3s

- Trong trang chủ, khách hàng của anh chị có thể đánh giá sao và điền phản hồi về công ty.

- Khi click vào mục , màn hình sẽ hiển thị giao diện tạo mới ticket. Khách hàng sẽ click vào Tạo mới và điền các thông tin cần hỗ trợ vào phiếu.

Nếu công ty anh chị có các kênh chăm sóc khách hàng khác như facebook, zalo, hotline,... thì để ghi nhận những phản hồi, thắc mắc của khách hàng trên những kênh này, anh chị hoàn toàn có thể tự tạo ticket cho khách hàng trên hệ thống Getfly.

Có 2 cách để anh chị tự tạo ticket ghi nhận ý kiến, phản hồi của khách hàng đó là: