Quản lý hợp đồng
1. Lợi ích của quản lý hợp đồng
Hợp đồng bán là sự thoả thuận giữa các bên mua bán về việc bên bán cung cấp hàng hoá cho bên mua, bên mua có trách nhiệm nhận hàng, thanh toán theo đúng thời gian, địa điểm trong hợp đồng.
Quản lý hợp đồng chính xác, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn:
Dễ dàng theo dõi tình trạng hợp đồng, giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực
Tự động hoá quy trình giấy tờ giữa các phòng ban
Thuận tiện trong việc quản lý chuỗi báo giá, hợp đồng bán, đơn hàng bán, tránh sai sót và thất thoát
Theo dõi và nhắc lịch hết hạn hợp đồng cho chính khách hàng
2. Phân quyền hợp đồng
Để tạo và quản lý hợp đồng bán trên hệ thống bạn cần phải được phân quyền cho chức năng Hợp đồng bán:
Truy cập bán hàng: Vào được tính năng bán hàng trên hệ thống
Truy cập hợp đồng bán: Vào và xem được mục hợp đồng bán trong tính năng Bán hàng.
Thêm mới: Tạo được hợp đồng bán trên hệ thống
Sửa: Sửa được thông tin hợp đồng bán đã tạo
Xóa: Xóa được hợp đồng bán đã tạo
Duyệt: Duyệt hợp đồng bán mà đã tạo (nếu bật quy trình duyệt hợp đồng). Trong trường hợp không bật quy trình duyệt hợp đồng, hợp đồng bán tạo ra sẽ ở trạng thái Đã duyệt.
Xem tất cả: Xem được tất cả các hợp đồng bán trên hệ thống
3. Hướng dẫn tạo mới, sửa, xóa, duyệt hợp đồng
3.1. Tạo hợp đồng bán
Bạn truy cập vào Bán hàng (F4) => Hợp đồng bán => Tạo hợp đồng
Điền những thông tin cần thiết vào hợp đồng, bạn chú ý những trường bắt buộc có gắn dấu (*).
(1) Thông tin hợp đồng: Bạn nên có những quy định về tên hợp đồng, số hợp đồng, mã hợp đồng để có sự đồng nhất trong công ty và dễ dàng cho bộ phận kế toán, hành chính nhân sự hay quản lý lọc và tìm kiếm.
(2) Thông tin bên A, bên B: Khi tạo hợp đồng trên Getfly, thông tin công ty của bạn sẽ được tạo sẵn ở bên B, bạn chỉ cần bổ sung thông tin bên A là thông tin của khách hàng
(3) Người liên quan: Người được chia phần trăm trong hợp đồng
(4) Sản phẩm liên quan: Bạn sẽ điền sản phẩm, số lượng khách hàng mua, có chiết khấu trên từng sản phẩm và VAT trên tổng sản phẩm
(5) Các điều khoản hợp đồng
(6) Tự động gia hạn hợp đồng; tự động tạo đơn hàng; tự động báo động sắp hết hạn hợp đồng; tự động gửi SMS thông báo; tự động gửi email hợp đồng mới: Bạn tích vào các mục này thì hệ thống sẽ tự động thông báo nhắc bạn khi đến lịch. Bạn lưu ý: nên click vào XEM CHI TIẾT để cài đặt cụ thể và chi tiết hơn cho những phần tự động mong muốn.
Điền thông tin xong, bạn click Cập nhật vào để tạo hợp đồng thành công.
Đối với hợp đồng đã kết thúc, anh chị click vào Hoàn thành để ghi nhận trạng thái kết thúc của hợp đồng.
3.2. Sửa hợp đồng
Bạn click vào chi tiết hợp đồng => chọn Thay đổi để chỉnh sửa hợp đồng theo nhu cầu
3.3. Duyệt hợp đồng
Sau khi đã check lại toàn bộ thông tin hợp đồng, bạn click vào Duyệt để xác nhận lại thông tin cũng như có thể thao tác tiếp theo đối với hợp đồng
3.4. Hủy hợp đồng
Bạn click vào chi tiết hợp đồng => chọn Hủy nếu cần hủy hợp đồng đã tạo
4. Quản lý hợp đồng bán
Để quản lý hợp đồng bạn click vào biểu tượng chọn mục Bán hàng (F4) -> chọn Hợp đồng bán, hệ thống sẽ hiển thị trang quản lý hợp đồng.
(1) Ô tìm kiếm: tìm kiếm theo mã hợp đồng, ngoài ra hệ thống còn hỗ trợ ô tìm kiếm nâng cao giúp tìm kiếm những thông tin khác liên quan đến hợp đồng: tên khách hàng; hợp đồng kết thúc trong tháng, trong năm; tình trạng hợp đồng sắp hết hạn hay đã đến thời hạn thanh toán; kiểu hợp đồng mới hay gia hạn; loại khách hàng miễn phí hay nộp tiền.
(2) Các trạng thái của hợp đồng:
- Chờ duyệt, đã duyệt: trạng thái duyệt của hợp đồng
- Đã gia hạn:
- Đang thực hiện: hợp đồng đã được duyệt và vẫn trong thời gian có hiệu lực
- Tự động gia hạn lần 1:
- Đã kết thúc: hợp đồng đã hoàn thành và hết hiệu lực
- Đã hủy: hợp đồng đã xóa
(3) Danh sách hợp đồng: có 1 số lưu ý trong danh sách này:
- Số ngày còn lại: tính từ thời điểm hiện tại đến ngày hết hiệu lực hợp đồng
- Người phụ trách: trùng với người phụ trách khách hàng
- Giá trị thực: hiển thị khi duyệt đơn hàng được tạo trực tiếp từ hợp đồng
- Đã thanh toán, công nợ: hiển thị khi thanh toán đơn hàng được tạo trực tiếp từ hợp đồng
Việc quản lý hợp đồng trên Getfly sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi hợp đồng của doanh nghiệp, kiểm soát và thu hồi được hợp đồng bản cứng, tránh sai sót và thất thoát. Đặc biêt, khi tạo hợp đồng, có thế tạo auto tự động nhắc lịch hết hạn hợp đồng, gửi email/SMS đến khách hàng nhắc lịch gia hạn
5. Video hướng dẫn
Last updated
