Quản lý phiếu bảo hành

1. Lợi ích khi sử dụng module bảo hành

Module bảo hành trên Getfly sẽ giúp các anh/chị:

• Nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

• Theo dõi hiệu quả công việc của BP Kỹ thuật tiếp nhận bảo hành

• Thông tin Chăm sóc khách hàng được truyền tải nhất quán

• Đảm bảo được tiến độ bảo hành

• Tự động trong quy trình chăm sóc và thông báo tình trạng bảo hành cho khách hàng

• Theo dõi được link kiện sử dụng liên quan

2. Phân quyền

Trước khi cài đặt Module Bảo hành anh chị cần phải được phân quyền trong Cài đặt => Phân quyền => Tìm dòng tiếp nhận bảo hành

(1) Truy cập: Có thể truy cập vào Module Bảo hành, tiếp nhận phiếu bảo hành được giao, thay đổi trạng thái phiếu, thêm linh kiện

(2) Thêm mới: Thêm mới phiếu bảo hành cho bản thân và giao cho các phòng ban khác

(3) Sửa: Sửa các phiếu bảo hành được giao cho phòng ban của a/c.

(4) Xóa: Xóa các phiếu bảo hành được giao cho phòng ban của a/c

(5) Xem tất cả: có quyền xem các phiếu bảo hành trên hệ thống

3. Cài đặt hệ thống về bảo hành

Để cài đặt hệ thống bảo hành, anh/chị vào phần Cài đặt => chọn CRM => Chọn Sản phẩm => Chọn lý do bảo hành

Anh/chị cài đặt các lý do bảo hành tại đây:

Và thêm các lý do bảo hành

Các lý do bảo hành này, sẽ được link với mục tạo phiếu bảo hành.

4. Tạo và xử lý phiếu bảo hành

Bảo hành sản phẩm là khắc phục những lỗi hỏng hóc, sự cố kỹ thuật xảy ra do lỗi của nhà sản xuất.

Để thêm mới phiếu bảo hành, anh/chị lựa chọn vào mục Chăm sóc khách hàng và chọn Tiếp nhận bảo hành. Chọn vào mục Thêm mới để tạo phiếu bảo hành.

Anh chị chọn Thêm mới để thêm mới phiếu bảo hành:

Anh/chị cần điền các trường thông tin chi tiết cho phiếu tiếp nhận bảo hành này:

- Cập nhật ngày tiếp nhận và ngày dự kiến trả hàng

- Lựa chọn hình thức trả hàng

- Lựa chọn lý do bảo hành

- Nếu như có tài liệu, hình ảnh liên quan có thể đính kèm tại mục Tải lên

- Ghi cách khắc phục lỗi chi tiết

- Điền thông tin ghi chú (nếu có)

Sau khi điền đầy đủ các trường thông tin, anh/chị lựa chọn Thêm mới để hoàn thành tạo phiếu bảo hành.

Toàn bộ phiếu bảo hành sẽ được tổng hợp tại màn hình danh sách như sau:

Tại đây, anh/chị có thể nắm bắt được trạng thái phiếu, người tiếp nhận, ngày tạo phiếu và thời gian trả hàng.

Để xem chi tiết từng phiếu, anh/chị lựa chọn vào mã phiếu:

Nếu anh/chị là người trong phòng ban tiếp nhận bảo hành, anh/chị có thể đăng ký làm người tiếp nhận phiếu này bằng việc lựa chọn vào mục Đăng ký tiếp nhận

Trong quá trình bảo hành, anh chị làm đến đâu sẽ cập nhật trạng thái tương ứng của phiếu bảo hành tới đó

5. Thêm link kiện liên quan

Sau khi phiếu được đăng ký tiếp nhận, trong quá trình các anh/chị bảo hành cho khách hàng, có những link kiện cần thay thế. Để ghi nhận link kiện thay thế anh/chị vào mục Thêm linh kiện

Tại đây, anh/chị lựa chọn những sản phẩm thay thế và chọn Cập nhật

Những link kiện thay thế sẽ được hiển thị đồng thời bên góc phải màn hình.

Mọi phiếu bảo hành của khách hàng sẽ được thống kê như sau:

Tại đây, anh/chị có thể tìm kiếm phiếu theo các trạng thái, theo thời gian.

Ngoài ra, trong chi tiết khách hàng đó, anh/chị cũng có thể xem được thông tin bảo hành của khách hàng.

Muốn xem 1 khách hàng đã được bảo hành như nào và bao nhiêu lần Anh chị vào KH đó và chọn Giao dịch

Chọn Tiếp nhận bảo hành

Tại đây anh chị cũng thêm được phiếu tiếp nhận bảo hành dành cho chính KH anh chị đang xem

6. Video hướng dẫn:

7. Kết hợp automation với bảo hành

Tính năng bảo hành trên Getfly có kết hợp với mục Automation để gửi thông tin tới khách hàng, bao gồm các điều kiện như sau: Để tạo Auto liên quan, anh/chị vào mục Marketing Automation (F3) và chọn Thêm mới

Anh/chị lựa chọn điều kiện là Tiếp nhận phiếu bảo hành và kéo vào màn hình trung tâm.

Hệ quả trả ra anh/chị có thể lựa chọn như: gửi email, sms marketing, thay đổi thông tin khách hàng, cập nhật mối quan hệ,..

Ví dụ: Tạo Automation: Khi tạo phiếu tiếp nhận bảo bành, khách hàng liên quan được cập nhật vào nhóm khách hàng “ Đã bảo hành:

Bước 1: Anh chị lựa chọn điều kiện và hệ quả tương ứng là: Tạo mới phiếu bảo hành và Cập nhật nhóm khách hàng.

Bước 2: Kéo đầu ra của Tạo mới phiếu bảo hành vào đầu Vào của Cập nhật nhóm khách hàng.

Bước 3: Thiết lập chi tiết

Click đúp vào Tạo phiếu tiếp nhận bảo hành

Anh/chị có thể lựa chọn thêm theo các điều kiện: Người tạo phiếu, Sản phẩm liên quan, ngày tiếp nhận, ngày trả hàng,..

Click đúp vào Cập nhật nhóm khách hàng

Anh/chị lựa chọn thêm vào nhóm bảo hành. Sau đó nhấn Cập nhật .

Anh/chị điền tên Auto để phân biệt với các automation khác.

8. Video hướng dẫn cách tạo automation liên quan đến bảo hành