Thêm mới, sửa, xóa khách hàng

1. Thêm mới khách hàng

1.1. Thêm mới từng khách hàng

Tại giao diện màn hình Khách hàng (F2), bạn chọn vào ô Thêm khách hàng

Hệ thống sẽ hiển thị ra các cột trường thông tin, bạn điền thông tin vào các trường tương ứng và chọn cập nhập hoặc Lưu và thêm mới

(1) Bạn dùng phần cập nhật khi bạn cập nhật 1 khách hàng. Khi chọn vào nút cập nhật phần mềm sẽ quay về trang quản lý khách hàng

(2) Bạn dùng phần lưu và thêm mới khi cập nhật nhiều khách hàng. Khi bạn chọn vào nút lưu và thêm mới hệ thống sẽ tiếp tục hiển thị bảng để tạo khách hàng mới.

Lưu ý:

- Trong trường hợp khách hàng là công ty. Cột thông tin khách hàng bạn điền thông tin công ty. Cột liên hệ, bạn điền thông tin người liên hệ trong công ty đó. Hiện tại trên hệ thống không giới hạn số người liên hệ.

- Trong trường hợp khách hàng là cá nhân: Cột thông tin khách hàng bạn điền thông tin khách hàng, hệ thống sẽ tự động link thông tin sang cột liên hệ. Trong trường hợp khách hàng có nhiều số điện thoại, mỗi một số bạn ghi nhận là một người liên hệ.

- Bạn có thể thiết lập thứ tự các trường thông tin hiển thị tại đây bằng việc thay đổi thứ tự các trường thông tin trong mục Định nghĩa dữ liệu.

- Cột thứ 3 là phân loại khách hàng, bạn điền thông tin liên quan đến Nhóm/Nguồn/MQH của khách hàng tương ứng.

- Cột Người giới thiệu: bạn có thể ghi nhận khách hàng giới thiệu khách hàng hoặc Nhân viên giới thiệu khách hàng.

- Trong trường hợp khi thêm Nhóm/Nguồn/MQH mà dữ liệu đó chưa được cài đặt trên hệ thống, bạn có thể thiết lập thêm nhanh ở nút dấu cộng ( ) (với điều kiện bạn được phân quyền cài đặt CRM trên hệ thống)

- Trường hợp khách hàng đó đã có trên hệ thống, hệ thống sẽ check trùng thông tin bằng email hoặc điện thoại của khách hàng đó.

Giới thiệu về mối quan hệ/nhóm/nguồn khách hàng:

- Mối quan hệ: là các trạng thái của khách hàng được xây dựng dựa theo quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Như trên Getfly gợi ý bạn các trạng thái của khách hàng như: Mới – Tiếp cận – Tiềm năng – Nóng – Mất – Chốt. Việc phân loại các trạng thái khách hàng này, bạn sẽ ưu tiên được mức độ chăm sóc khách hàng và đánh giá được năng lực xử lý khách hàng của mình.

- Nhóm khách hàng là việc nhóm các khách hàng có chung một nhu cầu hoặc đặc điểm vào một nhóm, việc phân loại nhóm khách hàng sẽ giúp bạn khi có những chương trình, sự kiện, ..có thể nhanh chóng lọc khách hàng và gửi thông tin cho nhóm KH đó và có những kịch bản chăm sóc khách hàng riêng cho từng nhóm.

- Nguồn khách hàng là nơi mà bạn có được thông tin khách hàng. Việc cập nhật nguồn khách hàng sẽ giúp bạn biết được khách hàng của mình đến từ nguồn nào là nhiều nhất, có kịch bản tư vấn khách hàng cụ thể.

Ngoài hai cách cơ bản như vừa rồi, còn hai cách thêm nhanh khách hàng lên hệ thống như sau:

Bạn cũng có thể thêm nhanh khách hàng lên hệ thống ngoài giao diện trang chủ, thao tác như sau: Tại màn hình Trang chủ, bạn chọn vào Thêm khách hàng

Giao diện hiện ra màn hình các trường thông tin, bạn điền thông tin vào các trường thông tin tương ứng và chọn Thêm mới màn hình sẽ hiện

Bạn chọn vào mục Thêm mới khách hàng màn hình sẽ hiển thị giao diện thêm mới khách hàng tương tự như cách 1:

Video hướng dẫn thêm mới từng khách hàng

1.2.Upload file danh sách khách hàng

Tại giao diện màn hình khách hàng (F2), chọn vào ô Tải lên khách hàng (lưu ý, bạn phải được phân quyền thêm mới khách hàng thì mới thực hiện được chức năng này. Nếu bạn chưa có quyền này, bạn hãy liên hệ với quản lý hệ thống của bên mình để được phân quyền nhé)

Bước 1: Tải file danh sách khách hàng mẫu của Getfly

- Ban có thể sử dụng file có sẵn của mình hoặc trường hợp các trường thông tin ở file mẫu đã đáp ứng đủ nhu cầu lưu trữ thông tin của khách hàng bạn có thể sử dụng file mẫu của Getfly.

Lưu ý:

Dữ liệu điền vào file excel cần lưu ý như sau:

1. Tên khách hàng, tên người liên hệ, bạn nên thống nhất cách điền, phần này liên quan khi bạn thiết lập gửi email/sms tới khách hàng.

2. Số điện thoại: trong file excel thiếu đầu số 0 bạn upload bình thường hệ thống sẽ tự động thêm vào cho bạn.

3. Trong trường hợp khách hàng có nhiều người liên hệ, bạn sẽ điền dữ liệu vào cột điện thoai/email của liên hệ chính. Mỗi thông tin liên hệ bạn sẽ để ở một dòng nhé.

4. Người phụ trách: nếu bạn chỉ đích danh người phụ trách khách hàng, thì bạn điền tên đăng nhập của nhân viên tương ứng vào đây.

5. Nhóm khách hàng, Nguồn khách hàng: bạn điền theo đúng nhóm/nguồn bạn đã thiết lập trên hệ thống.

6. Mối quan hệ: bạn cập nhật mối quan hệ tương ứng trên hệ thống, trong trường hợp bạn không điền, hệ thống sẽ tự cập nhật khách hàng là trạng thái đầu tiên.

7. Trong trường hợp khách hàng thuộc nhiều nhóm khác nhau, mỗi nhóm sẽ được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy.

8. Bạn lưu ý xóa các cột trong file nếu không cần điền dữ liệu tránh rối mắt.

Sau khi điền dữ liệu vào file excel, bạn lưu file và tải lên hệ thống: bằng cách chọn vào tập tin để tải lên danh sách.

- Lưu ý: Đối với file sẵn của bạn và file mẫu của hệ thống

Bạn chỉ được chọn 1 tập tin. Trong file chỉ để 1 sheet.

Giới hạn mỗi lần tải lên là 2000 dòng, dung lượng file tối đa là 5mb. Với trường hợp có nhiều hơn dữ liệu quy định bạn vui lòng tách thành nhiều file.

Các ô trong file không được Merge ( hợp nhất) và dòng đầu tiên trong file phải là tên các trường dữ liệu.

Bước 2: Tải file excel khách hàng sẵn có

Bạn lưu ý khi sử dụng file sẵn có của bạn thì những trường thông tin ở file phải có ở trên hệ thống rồi.

Video hướng dẫn upload file danh sách khách hàng

3. Chỉnh sửa thông tin khách hàng

Để chỉnh sửa được thông tin khách hàng, bạn cần được phân quyền Sửa khách hàng

3.1.Sửa ở màn hình danh sách khách hàng

Tại giao diện màn hình Khách hàng F2, bạn nhấn đúp chuột trái vào trường thông tin cần bổ sung hoặc thay đổi. Sau đó điền dữ liệu tương ứng và nhấn Enter. Bảng dữ liệu như file excel, bạn hoàn toàn có thể sửa/thay đổi dữ liệu trực tiếp trên bảng này

3.2.Sửa ở màn hình chi tiết khách hàng

Bạn có thể thay đổi thông tin khách hàng Tại giao diện chi tiết của từng khách hàng, di chuyển chuột tới tên khách hàng trên góc bên trái màn hình, chọn vào biểu tượng bút Sửa

Giao diện sẽ hiển thị các cột trường thông tin, bạn bổ sung dữ liệu vào các trường thông tin cần thiết, sau đó nhấn Cập nhật

4. Xóa khách hàng

Để xóa được thông tin khách hàng, Bạn cần được phân quyền Xóa khách hàng, nếu muốn xóa hẳn khách hàng bạn cần được phân quyền Xóa hẳn khách hàng

4.1.Xóa từng khách hàng

Bạn có thể xóa thông tin khách hàng Tại giao diện chi tiết của từng khách hàng, di chuyển chuột tới tên khách hàng trên góc bên trái màn hình, chọn vào biểu tượng bút Xóa

Hệ thống hiện thị cảnh báo, nếu chắc chắn xóa Bạn chọn Đồng ý, hoặc Hủy nếu không muốn xóa nữa

4.2.Xóa nhiều khách hàng

Tại giao diện màn hình Khách hàng F2, bạn tích chọn những khách hàng muốn xóa, sau đó chọn Xóa nhiều

Hệ thống hiện thị cảnh báo, nếu chắc chắn xóa bạn chọn Đồng ý, hoặc Hủy nếu không muốn xóa nữa

4.3.Khôi phục khách hàng đã xóa

Tại giao diện màn hình Khách hàng F2, bạn tích chọn biểu tượng 🔽 chọn Đã xóa, hệ thống hiển thị danh sách khách hàng đã xóa (xóa lần 1)

Bạn tích chọn những khách hàng muốn khôi phục, sau đó chọn Phục hồi

Lưu ý: Chỉ có những khách hàng chưa xóa hẳn mới có thể Khôi phục lại, những xóa hẳn sẽ không thể phục hồi

4.4. Xóa hẳn khách hàng

Tại giao diện màn hình Khách hàng F2, bạn tích chọn biểu tượng 🔽 chọn Đã xóa, hệ thống hiển thị danh sách khách hàng đã xóa

Bạn tích chọn những khách hàng muốn Xóa hẳn, sau đó chọn Xóa hẳn

5. Merge khách hàng

Merge khách hàng hay gộp khách hàng là tính năng giúp gộp các khách hàng có trùng thông tin trên hệ thống vào 1 khách hàng để tiện theo dõi

Để merge khách hàng bạn cần được phân quyền Merge khách hàng

Bước 1: Để gộp thông tin khách hàng A vào khách hàng B, bạn vào chi tiết khách hàng B >> Click Hành động >> Click Merge khách hàng: Sẽ hiển thị popup Merge khách hàng

Bước 2: Tại màn hình này, bạn gõ tên khách hàng A và nhấn Enter để lọc.

Bước 3: Xóa khách hàng merge

• Nếu không tick chọn tùy chọn này thì sau khi merge khách hàng thành công, khách hàng ở bên trái (KH A) vẫn ở trạng thái Đang sử dụng.

• Nếu tick chọn tùy chọn này thì sau khi merge khách hàng thành công, khách hàng ở bên trái (KH A) sẽ ở trạng thái Xóa lưu trữ.

Bước 4: Click button [Merge] sẽ hiển thị popup [Confirm merge khách hàng] => Click Đồng ý để merge thành công và click Hủy để hủy bỏ

Lưu ý: một số lưu ý khi merget khách hàng https://wiki.getfly.vn/portal/post/1830