Quản lý tài chính kế toán

1. Tổng quan về Module Tài chính kế toán

1.1. Lợi ích của việc sử dụng Module Tài chính kế toán

Quản lý chặt chẽ các quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Hạn chế thất thoát chi phí
Kiểm soát và đối soát được công nợ phải thu và phải trả
Dễ dàng xét duyệt các khoản chi online
Đảm bảo được kế hoạch chi tiêu của doanh nghiệp

1.2. Đối tượng sử dụng phù hợp

Bộ phận kế toán hoặc người được giao quyền phụ trách hoạt động tài chính doanh nghiệp
Các cấp quản lý bao gồm người có quyền quyết định các hoạt động thu chi hoặc người kiểm soát và theo dõi hoạt động thu chi của doanh nghiệp

2. Phân quyền sử dụng module Tài chính kế toán

Để dùng được module Tài chính kế toán, anh/chị cần được phân quyền. Tùy vào mức độ phụ trách công việc mà admin sẽ phân quyền cho tính năng tương ứng trong module.

(1) Truy cập: Có thể truy cập ở tính năng tương ứng của Module Tài chính kế toán (2) Thêm mới: Thêm mới ở tính năng tương ứng của Module Tài chính kế toán (3) Sửa: Sửa ở tính năng tương ứng của Module Tài chính kế toán (4) Xóa: Xóa ở tính năng tương ứng của Module Tài chính kế toán

3. Giới thiệu trang chủ

Màn hình trang chủ Getfly giúp doanh nghiệp theo dõi về dòng tiền thu/ chi tại doanh nghiệp, biểu đồ cán cân thu chi, cơ cấu thu chi theo sản phẩm và số tồn quỹ, công nợ phải thu và phải trả của khách hàng.

3.1. Biểu đồ dòng tiền

Biểu đồ dòng tiền thu chi sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp so sánh được sự chênh lệnh của dòng tiền thu và chi theo từng tháng., quý, năm

Đường thể hiện dòng tiền của DN theo từng tháng khi anh/ chị click vào sẽ hiển thị số tiền. Công thức tính dòng tiền= Số tiền tồn đầu kỳ + tổng đã Thu trong ký – tổng đã Chi trong kỳ. Tại biểu đồ dòng tiền anh/ chị có thể tạo nhanh được các phiếu thu và phiếu chi.

3.2 Biểu đồ cán cân Thu/ chi

Biểu đồ cán cân thu/chi thống kê tỉ trọng giữa thu và chi của doanh nghiệp trong kỳ.

Khi trỏ chuột vào biểu đồ sẽ hiển thi số % thu và chi.

3.3. Biểu đồ cơ cấu doanh thu theo sản phẩm

Tỷ trọng doanh thu của tốp 5 sản phẩm bán chạy nhất. Biểu đồ này cũng sẽ thống kê cho anh/ chị theo tháng, quý, năm, thời gian khác.

Nhìn vào biểu đồ này anh/ chị nắm được sản phẩn nào bên mình đang bán chạy nhất và có kế hoạch kinh doanh cho tháng tiếp theo.

3.4. Hoạt động gần nhất

Mục này ghi nhận hoạt động tạo phiếu thu. Phiếu chi của các tài khoản sử dụng trên hệ thống.

Và tại màn hình trang chủ còn giúp chủ doanh nghiệp check được nhanh tình hình tài chính của doanh nghiệp dựa theo số tiền tồn đầu quỹ.

Tại đây anh/ chị có thể click chi tiết các quỹ hoặc click vào từng quỹ để xem chi tiết.

Tiếp đến phần công nợ, thống kê tất cả những công nợ phải thu và công nợ phải trả

4. Cách thiết lập hệ thống định khoản Tài chính kế toán

Trên hệ thống Getfly chúng tôi hỗ trợ cho anh/ chị tự tùy biến xây dựng danh mục định khoản kế toán. Định khoản là việc xác định tài khoản nào ghi Nợ- tài khoản nào ghi Có, với số tiền cụ thể đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Số hiệu tài khoản anh/ chị xậy dựng dự theo bảng hệ thống tài khoản của chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Tại bài học này tôi sẽ hướng dẫn anh/ chị thiết lập hệ thống tài khoản kế toán dựa theo thông tư 200 Mục tiêu: - Khi anh/ chị tạo quỹ sẽ chỉ định tài khoản cho từng quỹ. - Ghi nhận bút toán khi tạo phiếu thu/ chi để làm căn cứ ghi sổ và lên các báo cáo tài chính. Để xây dựng danh mục tài khoản kế toán anh/ chị vào mục Cài Đặt >> chọn tài chính kế toán

Tại đây anh/chị chọn Tạo Template mẫu sẽ hiển thị bảng tài khoản mẫu:

Để chỉnh sửa thông tin tài khoản anh/ chị click Thay đổi

Tiếp theo click Thêm danh mục

Để chỉnh sửa thông tin tài khoản anh/ chị click

(1) Thêm mới các tài khoản kế toán. (2) Thêm tài khoản kế toán con thuộc tài khoản cha. (3) Xóa tài khoản kế toán. (4) Tên tài khoản kế toán. (5) Mô tả tài khoản kế toán. (6) Chọn loại tài khoản dư Nợ, hay dư Có hoặc tài khoản lưỡng tính. + Các loại tài khoản có số dư bên Nợ như các tk có tính chất tài sản: 1, 2, 6, 8 + Các loại tài khoản có số dư bên Có như các tk có tính chất nguồn vốn: 3, 4, 5, 7 + Các loại tài khoản lưỡng tính như: 131, 138, 331, 333, 338 Các tài khoản lưỡng tính là các tài khoản có thể có số dư cuối kỳ bên nợ mà cũng có thể có số dư cuối kỳ bên có. Trong khi các tài khoản khác chỉ có được dư Nợ hoặc dư Có hoặc không có số dư cuối kỳ. Ví dụ:

Trong danh mục

Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng

Tài khoản con 11211: Tiền gửi NH Vietcombank

11212: Tiền gửi NH Sacombank VN

Sau đó anh/ chị click Cập nhật để hoàn tất.

Ngoài ra anh/ chị còn tự thiết lập được tên các báo cáo tài chính tại mục Cài đặt >> Tài chính kế toán >> chọn Báo cáo tài chính

Chọn Thêm mới để đặt tên báo cáo

5. Tạo Ngân sách

Ngân sách là kế hoạch thu/chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định trong tương lai (tuần/tháng/quý/năm). Ngân sách trên Getfly giúp doanh nghiệp theo dõi phần Chi ngân sách, đó là việc lập kế hoạch cho các chi phí dự kiến của Doanh nghiệp như chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, quảng cáo, …giúp dễ dàng kiểm soát các khoản chi cho của doanh nghiệp. Để thiết lập ngân sách trên Getfly CRM, anh/chị làm như sau:

Bước 1: Chọn biểu tượng tài chính kế toán và chọn Ngân sách

Bước 2: Chọn Thêm mới để tạo Ngân sách

Giải thích:

Điền tên ngân sách (chi cho mục đích nào Ví dụ: chí phí quản lý doanh nghiệp, chi phí quảng cáo, chi phí bán hàng, …)
Điền số tiền trong ngân sách đó
Lựa chọn thời hạn của ngân sách (ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ..)
Người quản lý ngân sách là người có quyền thay đổi hạng mục, số tiền trong ngân sách.
Người tham gia: là người theo dõi được tình hình biến động của các khoản chi tiêu trong ngân sách đó.
Có thể lựa chọn tạo ngân sách theo danh mục template đã tạo sẵn hoặc không chọn.
Mô tả: mô tả chi tiết cho Ngân sách đó. (Ngân sách dùng cho bộ phận nào/mục đích kinh doanh nào, …).
Có thể đính kèm các tài liệu liên quan tại mục . (quy định, quy trình liên quan)

Bước 3: Chọn Thêm mới để hoàn thành việc thêm mới ngân sách

Sau khi thêm mới thành công, danh sách các ngân sách đã tạo sẽ được hiển thị.

Để xem được thông tin chi tiết của ngân sách đã tạo, anh/chị lựa chọn vào tên ngân sách:

Anh/chị có thể lên các kế hoạch là các khoản chi tiêu cụ thể trong ngân sách đó. Để thêm các danh mục chi tiết trong ngân sách, anh/chị lựa chọn vào Đề nghị thay đổi

và lựa chọn Thêm danh mục để thêm.

(1) Code: Thông tin tài khoản định khoản kế toán. (2) Danh mục: Mô tả cho tài khoản kế toán. (3) Thay đổi: Số tiền dự kiến chi cho danh mục đó. (4) Thêm danh mục con.

(5) xóa danh mục tài khoản trong ngân sách.

Anh/chị điền số tiền vào cột Thay đổi và mô tả thêm cho danh mục đó tại phần Ghi chú. Và chọn Hoàn thành để cập nhật Ngân sách. Để phê duyệt các danh mục vừa tạo, anh/chị lựa chọn vào Phê duyệt để xác nhận số tiền trong ngân sách. Người quản lý ngân sách sẽ có quyền phê duyệt ngân sách đó. Phê duyệt ngân sách nhằm mục đích kiểm tra lại để đúng với kế hoạch đã xây dựng trước đó Những người tham gia ngân sách đều có thể trao đổi với nhau trong chính ngân sách đó. Đây cũng là một kênh giao tiếp nội bộ hiệu quả để các người liên quan nắm được thông tin kịp thời và lưu lại lịch sử trao đổi.

Trong quá trình ghi nhận trao đổi nội bộ, anh/chị có thể tag tên đồng nghiệp (là việc gắn tên và chỉ đích danh người liên quan), đính kèm tài liệu, check in, thể hiện cảm xúc.

Lưu ý:

Khi các khoản chi phí, anh/chị tạo ra yêu cầu chi phí trên Getfly CRM, đồng thời anh/chị lựa chọn Ngân sách chi tương ứng. Khi các khoản chi được duyệt, tổng số tiền chi sẽ được tổng hợp tại phần thực chi trong ngân sách theo từng hạng mục đã tạo.
Nếu anh/chị có các khoản chi vượt quá ngân sách, hệ thống sẽ ra cảnh báo để anh/chị có kế hoạch có nên thay đổi số tiền trong ngân sách hay không.
Trong trường hợp những chu kỳ sau, anh/chị cần tạo ra ngân sách giống như những ngân sách đã tạo, anh/chị chỉ cần sử dụng phần sao chép ngân sách để copy toàn bộ danh mục đã tạo.
Khi tạo ngân sách số tiền trong các danh mục vượt quá số tiền tổng dự kiến của ngân sách đó thì khi phê duyệt hệ thống sẽ cảnh báo và không cho phê duyệt.

6. Tạo và Quản lý quỹ

6.1. Tạo và Quản lý Quỹ trên Getfly CRM sẽ giúp doanh nghiệp:

Quản lý chặt chẽ các quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp
Quản lý dòng tiền ra vào mọi lúc mọi nơi trên nền tảng công nghệ
Hạn chế thất thoát tài chính doanh nghiệp
Xác định được người chịu trách nhiệm tới quỹ
Xác định những ai được biết thông tin về quỹ

6.2. Tạo quỹ

Quỹ là toàn bộ các khoản tiền của doanh nghiệp, bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Để tạo quỹ trên Getfly CRM, anh/chị lựa chọn vào biểu tượng $ , và chọn Quỹ Lựa chọn vào Thêm mới để thêm Quỹ

Giải thích: (1) Tên quỹ: Anh/ chị đặt tên quỹ để phân biệt các quỹ với nhau. (2) Mã quỹ (3) Ngân sách: Quỹ này sẽ chi hoặc thu cho ngân sách nào hay không (anh/ chị có thể lựa chọn hoặc không) (4) Quỹ: Nếu quỹ này trực thuộc một quỹ cha nào đó, anh/chị chọn quỹ tương ứng ở phần quỹ cha. Hệ thống sẽ tự động cập nhật tồn quỹ của Quỹ cha theo tổng tồn quỹ của các quỹ con trực thuộc. Ví dụ: Anh/chị có một quỹ tổng là Quỹ tiền gửi Ngân hàng. Và có hai quỹ con là Quỹ tiền gửi NH BIDV và Quỹ tiền gửi NH Vietcombank. (5) Tài khoản: lựa chọn tài khoản tương ứng với quỹ như đã cài đặt ở bài học 2. Mục tiêu là để hoạch toán ghi vào sổ quỹ. Mục tài khoản này anh/ chị có thể lựa chọn hoặc không. (6) Sử dụng quy trình duyệt: TH 1: Có sử dụng quy trình duyệt + Khi phiếu thu/ chi được tạo thì cần quản lý quỹ Duyệt và thủ quỹ xác nhận Chi/ Thu thì lúc này tiền mới được trừ khỏi quỹ và trạng thái sẽ là Đã thu hoặc Đã chi. TH2: Không sử dụng quy trình duyệt + Trường hợp nếu người tạo phiếu thu/ chi là thủ quỹ của quỹ chỉ định thì khi phiếu thu/ chi khi được tạo sẽ ở trạng thái Đã xuất hoặc Đã nhập không cần thông qua quản lý quỹ duyệt và thủ quỹ xác nhận Chi hoặc Thu. + Trường hợp nếu người tạo phiếu thu/ chi không phải là thủ quỹ thì không cần quản lý quỹ Duyệt tuy nhiên vẫn cần thủ quỹ xác nhận Thu/ Chi để tiền nhập vào quỹ. Và khi sử dụng quy trình duyệt quỹ thì anh/ chị thiết lập bước xử lý yêu cầu chi phí.

***Thiết lập Quy trình xử lý yêu cầu chi phí:

Chọn người có thể lập các yêu cầu chi phí liên quan đến Quỹ này: hệ thống đang để mặc định là tất cả, nhưng anh/chị có thể tùy chỉnh được theo từng quỹ.
Thêm người duyệt yêu cầu chi phí: là việc anh/chị thiết lập thêm bước duyệt các yêu cầu chi phí. (Ví dụ: thiết lập các Trưởng phòng sẽ duyệt bước này)
Kết thúc quy trình: là việc lựa chọn người cuối cùng có quyền duyệt và hoàn tất việc xét duyệt yêu cầu chi phí.
Trường hợp Quỹ anh/ chị không áp dụng quy trình duyệt và không lựa chọn người kết thúc quy trình xử lý yêu cầu chi phí thì khi tạo yêu cầu chi phí người được chỉ định duyệt trong phiếu yêu cầu chi phí sẽ duyệt và thủ quỹ sẽ xác nhận Thu/ chị để Chi/ thu tiền vào quỹ.

(7) Số dư đầu kỳ: Điền thông tin số tiền tồn đầu của quỹ.

(8) Ngày chốt số dư đầu kỳ.

(9) Người quản lý quỹ: là người có thể thay đổi thông tin trong quỹ, duyệt các yêu cầu thu, yêu cầu chi

(10) Thủ quỹ: là người xác nhận nhập tiền/chi tiền từ quỹ. Chỉ khi nào thủ quỹ xác nhận, số tiền trong quỹ mới thay đổi.

(11) Người liên quan: là người nắm được tình hình thu/chị và tồn trong quỹ đó. Tạo ra các yêu cầu thu chi liên quan đến Quỹ

Lựa chọn Thêm mới để thêm mới Quỹ

Sau khi thêm mới thành công, để xem chi tiết Quỹ, anh/chị lựa chọn vào tên Quỹ, trong quỹ anh/chị có thể xem được toàn bộ các hoạt động trong quỹ.

(1) Lịch sử thu/ chi trong quỹ. (2) Thống kê số tiền trong quỹ. (3) Thống kê phiếu thu/ chi theo dạng lịch. Trong chi tiết Quỹ anh/ chị sẽ tạo nhanh được phiếu thu phiếu chi.

7. Tạo và quản lý phiếu chi

7.1. Phiếu chi là gì?

Phiếu chi là phiếu xác định các khoản tiền xuất quỹ. Là căn cứ ghi nhận lịch sử xuất tiền. Tạo và Quản lý Phiếu Chi trên Getfly CRM sẽ giúp doanh nghiệp: - Nắm bắt được lịch sử giao dịch trong doanh nghiệp - Chứng từ giúp doanh nghiệp xác định các khoản tiền đã chi - Dễ dàng đối soát và xét duyệt được mọi lúc mọi nơi

7.2. Hướng dẫn tạo Phiếu chi

Có 05 cách để tạo phiếu chi: - Tạo từ trang chủ của module tài chính. - Tạo phiếu chi từ Quỹ. - Tạo phiếu chi từ đơn hàng. - Tạo trong trang phiếu chi. - Tạo phiếu thu từ Yêu cầu chi phí (tạm ứng) Để tạo phiếu Chi, anh/chị lựa chọn vào biểu tượng $ , lựa chọn Quỹ và chọn Phiếu chi.

Giải thích:

Nội dung phiếu chi.
Lựa chọn chi từ Quỹ nào.
Lựa chọn Nguồn chi:

Tự chi: là chi không thông qua đơn hàng nào cả trực tiếp chi.
Chi theo YCCP: Là chi theo phiếu yều cầu chi phí thanh toán, tạm ứng.

Anh/ chị lựa chọn phiếu YCCP cần Chi

Lưu ý: sẽ chỉ hiển thị những phiếu YCCP chưa Chi.

Chi theo đơn hàng nhập: Chọn đơn nhập hàng cần chi

Chi tiền trả khách qua đơn hàng: Anh/ chị tìm kiếm thông tin khách hàng sẽ hiển thị ra các đơn hàng liên quan tới khách hàng đó.

Phần này giúp anh/ chị có thể chi cho nhiều đơn hàng cùng lúc.

(4) Ngân sách: Chọn chi từ Ngân sách nào. (5) Lựa chọn thêm bút toán để hạch toán ghi sổ. (6) Chọn tải file tài liệu liên quan. Lựa chọn vào Thêm mới để hoàn tất việc thêm mới phiếu chi.

Những phiếu chi đã tạo sẽ ở trạng thái Chờ duyệt. Người quản lý quỹ sẽ có quyền Duyệt phiếu chi tương ứng quỹ đó.

Những ai được phân quyền hạch toán thì sẽ hạch toán để ghi nhận bút toán ghi sổ cái, báo cáo tài chính.

Nếu đồng ý duyệt, anh/chị lựa chọn vào phần Đồng ý.

Tất cả những phiếu chi sẽ được tổng hợp danh sách như sau: bao gồm cả những phiếu chi đã duyệt và chưa duyệt.

Tại phần này, anh/chị có thể lọc được các phiếu chi theo các tiêu chí: Tiêu đề phiếu, mã phiếu, người tạo, quỹ, chọn ngày, chọn theo loại phiếu, trạng thái đã duyệt, chờ duyệt, đã xuất quỹ, báo hủy, chọn theo hạng mục ngân sách và tình trạng phiếu đã hạch toán hoặc chưa hạch toán.

Anh/chị có thể tạo phiếu chi từ các cách khác như:

- Tạo phiếu chi từ đơn hàng mua:

Trong chi tiết đơn hàng, anh/chị lựa chọn vào mục Thanh toán. Hệ thống hiển thị tạo phiếu chi như bình thường.

- Cách khác, trong chi tiết Quỹ, anh/chị lựa chọn vào mục Tạo phiếu chi. Hệ thống cũng hiển thị tạo phiếu chi như bình thường.

8. Tạo và quản lý phiếu thu

8.1. Phiếu thu là gì?

Phiếu thu là một loại chứng từ để xác định khoản tiền được nhập vào quỹ. Là căn cứ cho việc xác định khoản tiền thanh toán hay chưa. Lưu lại lịch sử thu tiền đối với khách hàng.
Tạo và Quản lý Phiếu Thu trên Getfly CRM sẽ giúp doanh nghiệp: - Nắm bắt được lịch sử giao dịch trong doanh nghiệp - Chứng từ giúp doanh nghiệp xác định các khoản tiền đã thu - Dễ dàng đối soát và xét duyệt được mọi lúc mọi nơi

8.2. Hướng dẫn tạo phiếu thu

Có 05 cách để tạo phiếu thu: - Tạo phiếu thu từ màn hình trang chủ của module tài chính. - Tạo phiếu thu từ Quỹ - Tạo phiếu thu từ đơn hàng - Tạo trong trang phiếu thu - Tạo phiếu thu từ Yêu cầu chi phí (hoàn ứng) (sẽ được giới thiệu trong các phần tiếp theo) Để tạo phiếu thu, anh chị lựa chọn vào mục Quỹ, lựa chọn Phiếu thu. Chọn Thêm mới để thêm mới phiếu thu

Giải thích:

(1) Nội dung phiếu thu: điền nội dung phiếu thu tương ứng.

(2)Quỹ: lựa chọn quỹ thu tiền.

(3)Lựa chọn nguồn nhập phiếu thu này từ nguồn nào:

Tự nhập: Thu trực tiếp không thông qua đơn hàng.
Từ Yêu cầu chi phí (Hoàn ứng)
Từ Đơn hàng bán:
Thu tiền khách qua đơn hàng.

(4) Thực hiện bút toán hạch toán để làm căn cứ ghi sổ. Lựa chọn vào Thêm mới để hoàn thành việc tạo phiếu thu. Phiếu thu được tạo sẽ ở trạng thái Chờ duyệt.

Người quản lý quỹ sẽ có quyền Duyệt phiếu thu tương ứng quỹ đó.

Những ai được phân quyền hạch toán thì sẽ hạch toán để ghi nhận bút toán ghi sổ cái và lên báo cáo tài chính.

Tại phần tổng hợp các phiếu thu, anh/chị có thể biết được tổng số tiền phải thu (bao gồm cả phiếu thu đã duyệt và phiếu thu chờ duyệt). Tại phần này, anh/chị cũng có thể lọc được phiếu thu theo các tiêu chí: Tiêu đề phiếu, mã phiếu, người tạo, quỹ, thời gian tạo phiếu, loại phiếu thu, trạng thái - đã duyệt- chờ duyệt – đã nhập quỹ- đã hủy. Anh chị cũng có thể tạo phiếu thu ngay trong chính chi tiết đơn hàng, bằng cách lựa chọn vào đơn hàng, chọn Thanh toán,lúc này anh chị tạo phiếu thu như bình thường (nguồn nhập phiếu thu sẽ là từ Đơn hàng bán). Số tiền sẽ được hệ thống tự động cập nhật theo số tiền của đơn hàng.

Cách phổ biến khác, anh/chị cũng có thể tạo phiếu thu ngay trong chính Quỹ. Trong chi tiết Quỹ, anh/chị lựa chọn vào mục Tạo phiếu thu

Anh/chị điền các thông tin phiếu thu.

9. Chuyển quỹ và kiểm kê quỹ

9.1. Chuyển quỹ

Chuyển quỹ là việc ghi nhận số tiền chuyển từ hai quỹ khác nhau. Anh/chị lựa chọn vào biểu tượng $ và lựa chọn vào Quỹ, chọn Chuyển quỹ. Chọn Thêm mới để thêm phiếu chuyển quỹ.

Anh/chị lựa điền thông tin vào phiếu chuyển quỹ:

Tiêu đề: Nội dung chuyển tiền
Quỹ chuyển, quỹ nhận
Số tiền chuyển quỹ.
Hạch toán chuyển quỹ để ghi sổ cái.

Lưu ý:

Chuyển quỹ sẽ cần theo đúng quy trình duyệt quỹ của quỹ chuyển và quỹ nhận.

Anh/ chị có thể lọc được những phiếu chuyển quỹ theo trạng thái: đã duyệt, chờ duyệt, báo hủy.

Lọc các phiếu chuyển quỹ: đã hạch toán, chưa hạch toán.

9.2. Kiểm kê quỹ

Là công việc nhằm xác định tồn quỹ thực tế và tồn quỹ trên hệ thống. Nhằm mục đích xác định được số tiền chênh lệch là cơ sở quy trách nhiệm và kiểm soát chặt chẽ tài chính doanh nghiệp. Để kiểm kê quỹ, anh/chị lựa chọn vào mục Kiểm kê quỹ:

Giải thích:

Anh/chị lựa chọn thời gian cần thống kê quỹ.
Chọn Quỹ muốn kiểm kê.
Chọn loại phiếu muốn thống kê theo: phiếu thu, phiếu chi, phiếu chuyển quỹ hoặc tất cả.
Khi thống kê có thể lựa chọn tính gộp cả quỹ con với những quỹ có quỹ cha con.
Người tạo: chọn theo người tạo phiếu thu, chi, chuyển quỹ.

Sau khi hoàn tất click Thống kê

Hệ thống sẽ thống kê: Tổng nhập đầu kỳ, tổng xuất trong kỳ, tồn đầu quỹ. Số tiền hiện tại trong quỹ.

10. Tạo yêu cầu chi phí

10.1. Khái niệm yêu cầu chi phí

Yêu cầu chi phí là các yêu cầu thanh toán, tạm ứng trước tiền hoặc hoàn lại tiền chi cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

10.2. Tạo yêu cầu chi phí

Để tạo yêu cầu chi phí, anh/chị lựa chọn vào biểu tượng $ và lựa chọn Yêu cầu chi phí. Chọn Thêm mới để thêm các yêu cầu chi phí.

Điền thông tin về yêu cầu chi phí:

(1) Chọn đề nghị thanh toán + Thanh toán: là yêu cầu thanh toán cho một khoản chi phí nội bộ doanh nghiệp Ví dụ: thanh toán tiền điện, thanh toán tiền nước, thanh toán lương nhân viên, …

(1) Người lập yêu cầu: trên tài khoản của ai tạo sẽ chỉ định người đó. (2) Người phê duyệt: Chọn người phê duyệt YCCP. (3) Số tiền: Điền số tiền YC thanh toán. (4) Ngày yêu cầu: (5) Lý do yêu cầu chi phí:

Tải file đính kèm nếu có.

Sau khi hoàn tất click Thêm mới Bước 1: Người được chỉ định phê duyệt yêu cầu chi phí thanh toán - Ai là người được chỉ định phê duyệt sẽ duyệt YCCP thanh toán tuy nhiên khi duyệt cần chọn quỹ trước. Thanh toán YCCP chi ra từ quỹ nào.

Click vào nội dung yêu câu của phiếu YCCP ở trạng thái Chờ xác nhận

Sẽ hiển thị ra chi tiết phiếu YCCP

Chọn Quỹ sẽ chi.
Chọn Ngân sách: YCCP chi ra từ Ngân sách nào.
Người chỉ định phê duyệt sẽ duyệt YCCP.
Từ chối YCCP.
Thay đổi người phê duyệt YCCP.

Bước 2: Người được chỉ định Kết thúc duyệt YCCP trong quỹ sẽ duyệt Trường hợp Quỹ có sử dụng quy trình duyệt thì người được chỉ định kết thúc YCCP sẽ duyệt YCCP Thanh toán Sau khi click Duyệt Thì hiện thông báo, Click Đồng ý để hoàn tất

Bước 3: Tạo phiếu chi Tiếp theo Thủ quỹ sẽ click Xuất quỹ sẽ hiển thị ra màn hình tạo tạo phiếu Chi.

Toàn bộ nội dung sẽ lấy trong YCCP thanh toán.

Click Thêm mới để hoàn tất tạo phiếu Chi. Phiếu chi sau khi được tạo thì sẽ ở trạng thái Đã duyệt và YCCP ở trạng thái Chờ xuất quỹ

Thủ quỹ click Chi

Lúc này phiếu Chi sẽ ở trạng thái Đã xuất và YCCP Thanh toán ở trạng thái Đã hoàn thành

(2) Tạo phiếu YCCP Tạm Ứng + Tạm ứng: là việc chi trả trước số tiền cho nhân viên để thực hiện yêu cầu nào đó được giao. Ví dụ: tạm ứng chi phí công tác, …

Anh/ chị cũng chọn người phê duyệt, số tiền yêu cầu tạm ứng, ngày yêu cầu tạm ứng, ngày hoàn ứng (dự kiến), nêu lý do tạm ứng.

Hoàn tất click Thêm mới

- Người được chỉ định Phê duyệt chọn Quỹ và Duyệt YCCP, chọn Chi từ Ngân sách (nếu có). - Người được chỉ định duyệt YCCP trong quy trình duyệt quỹ sẽ duyệt lại YCCP và Thủ quỹ xuất quỹ tạo phiếu Chi như quy trình YCCP thanh toán phía trên.

(3) Yêu cầu chi phí hoàn ứng + Hoàn ứng: là việc thu lại số tiền thừa, trước đó đã ứng trước cho nhân viên để thực hiện nhiệm vụ nào đó được giao. Ví dụ: hoàn ứng tiền đi công tác, …

(1) Chỉ định người phê duyệt. (2) Ngày hoàn ứng: ngày dự kiến sẽ hoàn ứng. (3) Nội dung hoàn ứng.

(4) Số tiền tạm ứng: Anh/ chị click + Thêm số tiền tạm ứng kỳ này chọn phiếu hoàn ứng.

(5) + Thêm số tiền đã chi : Ghi số tiền đã chi và nêu lý do chi. (6) Chênh lệch: Sẽ hiển thị số tiền sẽ hoàn lại.

(7) Hoàn tất click Thêm mới

Lúc này YCCP hoàn ứng ở trạng thái Chờ xác nhận

Người được chỉ định phê duyệt sẽ chọn quỹ và duyệt phiếu YCCP hoàn ứng

Thủ quỹ click Nhập quỹ để tạo ra phiếu thu.

Hoàn tất click Thêm mới

Lúc này người Quản lý quỹ sẽ click Đồng ý để duyệt phiếu Thu

Thủ quỹ click Thêm mới để tiền được nhập vào quỹ. Lúc này phiếu yêu cầu hoàn ứng ở trạng thái Đã hoàn thành

11. Thống kê và dự đoán công nợ

11.1. Khái niệm công nợ

Công nợ là việc ghi nhận và theo dõi các khoản phải thu và phải trả với khách hàng khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng hoặc khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa từ nhà cung cấp. Lưu ý: - Công nợ trên Getfly sẽ được ghi nhận khi đơn hàng ở trạng thái đã duyệt. - Phiếu thu, phiếu chi không bị hủy.

11.2. Upload công nợ

Trên Getfly có hỗ trợ anh/ chị Upload công nợ cũ của khách hàng lên Getfly để theo dõi. Các bước để Upload như sau:

Bước 1: Anh/ chị trỏ chuột vào biểu tượng tài chính- kế toán $ >> chọn Công nợ

Bước 2: Tại màn hình tài chính- kế toán chọn biểu tượng tải lên

Trong màn hình tải lên công nợ anh/ chị click vào Mẫu upload Getfly để tải file mẫu excel về

Trên file mẫu tải về sẽ có thông tin tên công ty+ ID khách hàng+ Mã khách hàng+ Mã số thuế+ Công nợ phải thu+ công nợ phải trả.

Anh/ chị chốt công nợ cũ của khách hàng sau đó điền thông tin công nợ phải thu của khách hàng hoặc phải trả cho nhà cung cấp.

Bước 3: Tải file công nợ lên Getfly chọn biểu tượng Tải lên >> click Chọn tập tin Tại đây anh/ chị chọn thời gian chốt công nợ của khách hàng

Như vậy là anh/ chị đã Upload công nợ thành công

Hoàn thành anh/ chị click Đóng

11.3. Công nợ phải thu

Là toàn bộ số tiền cần thu của khách hàng khi doanh nghiệp bán hàng hóa dịch vụ cho khách hàng. Để xem được công nợ phải thu với khách hàng, anh/chị lựa chọn vào biểu tượng , chọn Công nợ và chọn Công nợ phải thu. Tại đây, anh/chị có thể xem được tổng công nợ phải thu của khách hàng:

Để xem chi tiết công nợ của khách hàng, anh/chị lựa chọn vào trong chi tiết khách hàng Tại đây anh/chị có thể xem chi tiết công nợ hiện tại của khách hàng. Các đơn hàng liên quan và lịch sử thanh toán của khách hàng.

11.4. Công nợ phải trả

Là số tiền phải trả cho nhà cung cấp (Ví dụ: khi anh/chị mua hàng hóa, dịch vụ hoặc mua nguyên vật liệu của nhà cung cấp) Để xem được công nợ phải trả với khách hàng, anh/chị lựa chọn vào biểu tượng $ sau đó lựa chọn Công nợ phải trả. Tại đây anh/chị có thể thống kê được toàn bộ công nợ phải trả với nhà cung cấp.

Anh/chị lựa chọn vào tên chi tiết khách hàng sẽ hiển thị công nợ chi tiết với khách hàng đó

Tại đây anh/chị có thể xem chi tiết công nợ hiện tại của khách hàng. Các đơn hàng liên quan và lịch sử thanh toán của khách hàng.

11.4. Thống kê công nợ

Là việc tổng hợp các khách hàng còn công nợ phải thu hoặc công nợ phải trả Để xem được thống kê công nợ, anh/chị vào biểu tượng trên hệ thống và chọn Cộng nợ, chọn Thống kê công nợ. Tại đây anh/chị có thể lựa chọn kỳ muốn thống kê.

Hệ thống sẽ thống kê công nợ phải thu đầu kỳ, công nợ phát sinh trong kỳ và công nợ phải thu cuối kỳ

11.5. Dự đoán công nợ

Khi anh/chị tạo hợp đồng trên hệ thống và có lựa chọn thêm vào mục gia hạn. Hệ thống sẽ cập nhật công nợ của khách hàng dựa theo thời hạn hợp đồng gia hạn. Từ đó anh/chị sẽ nắm bắt được nếu khách hàng gia hạn hợp đồng (hợp đồng mua hoặc hợp đồng bán) thì dự đoán công nợ phải thu/công nợ phải trả sẽ như thế nào.

12. Sổ cái

12.1. Khái niệm sổ cái

Sổ cái là một loại sổ sách kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các bút toán phát sinh, các bút toán kết chuyển của từng tài khoản kế toán trong mỗi kỳ kế toán của doanh nghiệp.

12.2. Phương pháp để ghi nhận các bút toán trong sổ cái

Phương pháp 1: Tạo bút toán kết chuyển

Lưu ý: Trường hợp anh/ chị muốn hạch toán các bút toán kết chuyển vào cuối kỳ kế toán thì sẽ hạch toán trực tiếp trong sổ cái. Ví dụ: hạch toán kết chuyển doanh thu, kết chuyển chi phí …

Phương pháp 2: Tạo bút toán từ phiếu chi/ thu chưa hạch toán

Lưu ý: Phiếu chi/ thu phải ở trạng thái đã chi/ đã thu

Phương pháp 3: Hạch toán bút toán từ nguồn khác Phần này anh/ chị sẽ tự hạch toán

Tại màn hình giao diện của số cái sẽ giúp anh/ chị lọc theo các tiêu chí sau:

12.3. Video hướng dẫn về Sổ cái

13. Báo cáo Tài chính

13.1. Khái niệm Báo cáo tài chính

BCTC là tổng hợp các báo cáo phân tích tình hình hoạt động tài chính của doanh nghiệp bao gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo trên Getfly đang lấy theo mẫu của tổng cục thuế. Với bảng báo này Getfly có hỗ trợ anh/ chị có thể tự tùy biến các chỉ tiêu trong báo cáo và tự tùy biến công thức tính Để truy cập vào báo cáo tài chính anh/ chị chọn $ tab Báo cáo tài chính, các loại báo cáo tài chính bao gồm:

13.2. Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính ở một thời điểm nhất định. Nó là một bảng tóm tắt ngắn gọn về những gì mà doanh nghiệp có/sở hữu (tài sản) và những gì mà doanh nghiệp nợ (các khoản nợ) ở một thời điểm nhất định.

13.2. Báo cáo tài chính B01A và B01B

Bảng báo cáo tài chính Getfly hỗ trợ anh/ chị có thể tùy biến về chỉ tiêu thống kê.

Để thay đổi thông tin các tiêu chí anh/ chị click Cập nhật chỉ tiêu

(1) Loại công thức tính: Loại 1: công thức tính theo các tài khoản. Loại 2: Công thức tính theo các chỉ tiêu loại 1. Loại 3: Công thức tình theo các chỉ tiêu Loại 1/loại 2 Loại 4: Công thức tính theo các chỉ tiêu loại 1/loại 2/ loại 3 Loại 5: Công thức tính theo các chỉ tiêu loại 1/loại 2/ loại 3/ loại 4 Loại 6: Công thức tính theo các chỉ tiêu loại 1/loại 2/ loại 3/ loại 4/ loại 5 (2) Công thức tính. - Các phần tử của công thức nằm trong cặp dấu '{}'. - Phần tử là các tài khoản hoặc số cố định cần có 3 phần: 1: Toán tử (+,-,*,/). 2: Loại (N - Số cố định, D - Nợ, C - Có, R - Đối ứng). 3: Tài khoản. - Phần tử là các chỉ tiêu khác cần có 2 phần: 1: Toán tử (+,-,*,/). 2: Mã chỉ tiêu. Lưu ý: Công thức viết liền không cách. * Mẫu phần tử đối ứng {+R111/511}: - Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ sổ kế toán TK 111 sau khi đối chiếu với sổ kế toán TK 511 trong kỳ báo cáo. (3) Chỉnh sửa tiêu chí, mã số thuyết minh, lựa chọn loại công thức tính, chỉnh sửa công thức tính. Để tải xuống bảng báo cáo tài chính anh/ chị chọn Tải xuống để lưu trữ.

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B02- DN) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được sử dụng để xem xét sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí trong từng kỳ kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quan tình hình kinh doanh của doanh nghiệp cũng như phản ánh chi tiết các hoạt động kinh doanh chính trong một thời kỳ hoạt động. Căn cứ vào việc phân tích Báo cáo kết quả kinh doanh ta có thể biết được khả năng sinh lãi và thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Báo cáo kết quả kinh doanh chúng tôi cũng sẽ giúp anh/ chị có thể tùy bến các chỉ tiêu và công thức tính các chỉ tiêu.

Để thay đổi các chỉ tiêu và công thức tính anh/ chị chọn Cập nhật chỉ tiêu

Mô tả loại công thức tính.
Mô tả công thức tính cho chỉ tiêu.
Chỉnh sửa các tiêu chí và chọn loại công thức tính, đặt công thức tính.

13.3. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B02- DN)

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được sử dụng để xem xét sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí trong từng kỳ kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quan tình hình kinh doanh của doanh nghiệp cũng như phản ánh chi tiết các hoạt động kinh doanh chính trong một thời kỳ hoạt động. Căn cứ vào việc phân tích Báo cáo kết quả kinh doanh ta có thể biết được khả năng sinh lãi và thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.