Quản lý đơn hàng
1. Lợi ích quản lý đơn hàng bán
Đơn hàng bán là chứng từ ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa và dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp. Nó thể hiện việc hàng hóa dịch vụ được cung cấp, bán ra và doanh thu được ghi nhận cho công ty.
Quản lý đơn hàng chính xác, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn:
Dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng bán của chính bản thân và nhân viên trong cùng phòng ban
Thuận tiện trong việc quản lý chuỗi báo giá, hợp đồng bán, đơn hàng bán
Theo dõi được tổng quan trạng thái đơn hàng cũng như công nợ của khách hàng
Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tránh thất lạc và quản lý việc bán hàng hiệu quả hơn
2. Phân quyền đơn hàng bán
Để tạo và quản lý đơn hàng bán trên hệ thống bạn cần phải được phân quyền cho chức năng Đơn hàng bán
Truy cập bán hàng: Vào được tính năng bán hàng trên hệ thống
Truy cập đơn hàng bán: Vào và xem được mục đơn hàng bán trong tính năng Bán hàng
Thêm mới: Tạo và upload được danh sách đơn hàng bán trên hệ thống
Sửa: Sửa được thông tin đơn hàng bán
Xóa: Xóa được đơn hàng bán
Duyệt: Duyệt đơn hàng bán (nếu bật quy trình duyệt đơn hàng). Trong trường hợp không bật quy trình duyệt đơn hàng, đơn hàng bán tạo ra sẽ ở trạng thái Đã duyệt.
Xem tất cả: Xem được tất cả các đơn hàng bán trên hệ thống
3. Hướng dẫn tạo mới, sửa, xóa đơn hàng
3.1. Tạo mới đơn hàng trong chi tiết khách hàng
Vào chi tiết khách hàng => chọn GIAO DỊCH => ĐƠN HÀNG => chọn Thêm đơn hàng
Điền thông tin vào chi tiết đơn hàng
(1) Khi đã vào chi tiết KH để lên đơn hệ thống tự động lấy thông tin khách mà không phải tìm kiếm.
(2) Thông tin người thực hiện: trên tài khoản của ai đang lên đơn hệ thống lấy chính người đó là thực hiện đơn hàng, thời gian lên đơn, Kho hàng nếu bên nào có sử dụng module kho. Các thông tin liên quan như : Mã đơn: nếu bạn không có quy định về mã đơn hệ thống sẽ tự động nhảy mã, phương thức thanh toán của khách hàng nếu có.
(3) Tiếp theo bạn lựa chọn sản phẩm bán cho khách, số lượng, đơn giá, phí VAT, chiết khấu của từng sản phẩm nếu có.
(4) Thêm mới sản phẩm: chọn thêm sản phẩm có trong đơn hàng bán.
(5) Thêm mới để tạo đơn hàng hoặc quay lại để hủy tạo đơn hàng.
3.2. Tạo mới đơn hàng trong mục bán hàng (F4)
Truy cập Vào Bán hàng (F4) => chọn Tạo đơn hàng
Bạn tìm kiếm thông tin khách hàng mua hàng, chọn người thực hiện, thêm sản phẩm bán, số lượng, đơn giá, phí VAT, chiết khấu nếu có.
Bạn click THÊM MỚI là đơn hàng đã được tạo
3.3. Sửa đơn hàng
Bạn click vào chi tiết đơn hàng => chọn Thay đổi để chỉnh sửa đơn hàng theo nhu cầu
3.4. Duyệt đơn hàng
Bạn cũng sẽ nhận được thông báo khi có đơn hàng mới được tạo thành. Khi click vào thông báo, hệ thống sẽ điều hướng sang chi tiết đơn hàng.
Trong trường hợp sử dụng quy trình duyệt đơn hàng, ở chi tiết đơn hàng sẽ hiển thị nút duyệt => click nút Duyệt để duyệt đơn hàng cho bộ phận kinh doanh.
Kiểm tra thông tin về đơn hàng nếu thấy đã chính xác => click vào các ô xác nhận rồi click nút
Trong trường hợp đơn hàng bị sai thông tin, bạn có thể không duyệt đơn hàng và tag tên nhân viên kinh doanh tạo đơn vào chi tiết đơn hàng để họ sửa lại trước khi duyệt.
Bên cạnh đó, phần BÁN HÀNG F4 cũng hỗ trợ bạn lọc những đơn hàng chưa được duyệt.
3.5. Hủy và xóa đơn hàng
Bạn click vào chi tiết đơn hàng => chọn Hủy nếu cần hủy đơn hàng đã tạo
Đơn hàng đã Hủy sẽ hiển thị ở tab Đã xóa trong màn hình danh sách đơn hàng, bạn có thể xóa hẳn đơn đã hủy
4. Quản lý đơn hàng
Sau khi tạo xong đơn hàng => click vào phần BÁN HÀNG, hệ thống sẽ hiển thị danh sách như sau:
(1) Cách tạo đơn hàng: Thêm mới từng đơn, Upload danh sách đơn hàng
(2) Các trạng thái của đơn hàng:
Chờ duyệt: những ĐH chưa được duyệt
Đã duyệt: những ĐH đã được duyệt thông qua
Đang xuất kho: những ĐH mới xuất một phần sản phẩm, chưa xuất hết
Đã xuất hết: những ĐH đã xuất hết hàng theo đơn
Đã hủy: những ĐH bị sai thông tin, bị xóa đi sẽ nằm trong mục này
Chờ xuất: những ĐH đã tạo yêu cầu xuất kho nhưng chưa được duyệt
Đã thanh toán: những ĐH đã thanh toán hết
Trả hàng: những ĐH trả hàng
Đã thu trong kỳ: số tiền thực thu của KH theo từng ĐH
(3) Các điều kiện lọc Đơn hàng
Anh chị có thể lọc đơn hàng theo các điều kiện khác như theo ngày đặt hàng hay ngày tạo đơn hàng; lọc đơn theo sản phẩm bán, theo khách hàng, đối tác vận chuyển, hoặc theo các trường thông tin tự tạo.
(4) Lọc theo thời gian: tuần, tháng, năm, thời gian khác
Ngoài ra, trong danh sách quản lý đơn hàng, anh chị theo dõi công nợ của khách thông qua hai cột ĐÃ THANH TOÁN và CÒN LẠI. Anh chị sẽ theo dõi và biết được công nợ phải thu của khách là bao nhiêu, kết hợp cùng với các công cụ lọc theo thời gian, theo sản phẩm bán,.. để ra được kết quả tốt nhất.
ĐÃ THANH TOÁN: số tiền thực mà khách hàng trả
CÒN LẠI: công nợ còn phải thu của khách
5. Video hướng dẫn
Last updated
