KPI Phòng ban

1. Tổng quan về KPI Phòng ban

KPI phòng ban là bản báo cáo tự động tổng hợp, báo cáo lại các dữ liệu mà một phòng ban trong doanh nghiệp thực hiện trên hệ thống theo khoảng thời gian.

1.1. Mục tiêu

KPI phòng ban dùng để thống kê kết quả làm việc của một phòng ban nào đó trong doanh nghiệp.

1.2. Kết quả

KPI phòng ban thường sẽ phân quyền cho trưởng phòng để tổng hợp báo cáo, số liệu của tất cả nhân viên trong phòng.

2. Phân quyền KPI Phòng ban

Để xem được KPI Phòng ban, anh chị cần phải được phân quyền: Vào biểu tượng Cài đặt-> Phân quyền-> Chọn nhóm quyền

• Quyền Truy cập Thống kê KPI: nhìn thấy tính năng KPI trên màn hình và truy cập vào sẽ xem được Danh sách KPI

• Quyền Truy cập Thống kê KPI Phòng ban: xem được thống kê KPI phòng ban mà mình trực thuộc

• Quyền Xem tất cả: Xem được toàn bộ KPI của tất cả phòng ban trên hệ thống

- Nếu chỉ được phân quyền xem KPI phòng ban thì chỉ xem được KPI phòng ban của mình trực thuộc phòng ban đó.

- Nếu được phân quyền xem tất cả thì sẽ xem được dữ liệu báo cáo của các phòng ban khác.

3. Hướng dẫn xem KPI phòng ban:

Anh/ chị trỏ chuột vào KPI F7 chọn KPI phòng ban

Sau khi truy cập vào anh/ chị lựa chọn phòng ban cần xem và lựa chọn thời gian cần

Biến động Doanh Số theo năm sẽ thống kê 12 tháng trong 1 năm, để anh chị có sự so sánh doanh số, doanh thu, số đã thu của phòng ban đó biến động theo các tháng khác nhau. Anh/ chị có thể trỏ chuột vào biểu đồ để xem chi tiết con số.

Biểu đồ so sánh doanh số của các nhân viên trong phòng ban đó

3.1. Bảng tỷ lệ chuyển đổi

Là tỷ lệ chuyển đổi từ lúc có khách hàng mới cho đến khi khách hàng mua hàng, có doanh thu

Bước 1: Khách hàng mới:

Thống kê số lượng khách hàng được tạo ra trong tháng

Tổng số khách hàng mà nhân viên của phòng ban đó là người phụ trách.

Chi tiết theo từng nguồn anh/ chị đã phân loại.

Bước 2: Tương tác:

Thống kê tổng tương tác với khách hàng trong tháng

Email: số email khách hàng đã đọc.

SMS: số tin nhắn gửi thành công cho khách hàng.

Cuộc gọi: cuộc gọi đi thành công cho khách hàng – khách hàng có nghe máy, có phát sinh số phút.

Công việc: là những công việc có liên quan tới khách hàng.

Trao đổi: là những trao đổi của nhân viên đó trong chi tiết khách hàng

Bước 3: Hoạt động:

Thống kê toàn bộ công việc thực hiện trong tháng.

Thống kê chi tiết theo dự án công việc hoặc theo loại công việc thực hiện.

Bước 4:

Thống kê tổng đơn hàng liên quan đến khách hàng đã thực hiên trong tháng.

Đơn hàng: là các đơn hàng mà bạn nhân viên đó đã tạo trong tháng.

Hợp đồng: là các hợp đồng mà bạn nhân viên đó đã tạo trong tháng.

Xuất kho: là các phiếu kho theo đơn hàng tạo trong tháng.

Nhập kho: là các phiếu nhập kho theo đơn hàng tạo trong tháng.

Tỷ lệ số đơn hàng/ số KH mua hàng là thống kê trung bình mỗi khách hàng mua bao nhiêu đơn.

Tần Suất mua hàng: thống kê số lượng khách hàng mua hàng 1 lần và số lượng khách hàng mua hàng nhiều lần từ 2 đơn trở lên.

Bước 5: Doanh Thu

Doanh thu: là doanh thu trên tổng đơn hàng bán trong tháng

3.2. Bảng thống kê tổng hợp

Bảng thống kê tổng hợp so sánh giữa các nhân viên trong phòng ban đó.

+ Số lượng khách hàng phụ trách của nhân viên trong phòng ban.

+ Số lượng khách hàng tìm mới tức là bạn nhân viên đó là người tạo KH.

+ Công việc có liên quan tới khách hàng.

+ Email bạn nhân viên đó gửi cho KH trong tháng và KH có đọc email.

+ SMS bạn nhân viên đó đã gửi thành công cho KH trong tháng.

+ Cuộc gọi đi cho KH thành công, có phát sinh ra số phút.

+ Đơn hàng bạn nhân viên đó là người thực hiện trong tháng.

+ Hợp đồng đã tạo trong tháng.

+ Doanh thu trên đơn hàng.

Lưu ý:

Với phòng ban mà anh chị lọc nếu có cả phòng ban trực thuộc bên dưới nữa thì sẽ hiển thị cả dữ liệu của nhân viên phòng ban trực thuộc.

3.3. Bảng chi tiết đơn hàng bán

Thống kê tổng hợp các đơn hàng bán của phòng ban đó trong tháng

Anh chị có thể tải xuống để lấy dữ liệu làm báo cáo.

3.4. Bảng sản phẩm bán trong kỳ

Thống kê các sản phẩm phòng ban đó đã bán ra trong tháng.

3.5. Chu kỳ khách hàng

Chu kỳ khách hàng thống kê trung bình mất bao nhiêu lâu để khách hàng mua hàng của anh/chị kể từ thời điểm anh chị có được thông tin khách hàng (tạo khách hàng lên hệ thống Getfly) và trung bình mất bao lâu để chuyển khách hàng sang trạng thái cụ thể.

Anh chị cũng dễ dàng kiểm soát được danh sách KH được tạo mới trong tuần/ tháng được nhân viên chuyển sang trạng thái mối quan hệ

Thống kê theo phòng ban

Thống kê theo phòng ban cần xem.

Lưu ý:

Trường hợp chọn tất cả thì là thống kê tất cả phòng ban.

- Giám sát theo: số ngày quan sát tối thiểu là 4 ngày và tối đa là 12 tuần.

- Thời gian bắt đầu: sẽ tự động nhảy theo số ngày hoặc tuần anh/ chị lựa chọn theo dõi tính đến thời điểm hiện tại.

- Kết quả: tạo đơn hàng hoặc chỉ định mối quan hệ cụ thể.

3.6. Thống kê hành trình khách hàng

Hành trình khách hàng là thống kê số lượng khách hàng đang ở mối quan hệ anh/ chị đã phân loại

- Lọc thống kê hành trình khách hàng theo mối quan hệ hoặc phòng ban.

- Lọc thống kê theo số ngày hoặc tuần: tối đa là 12 tuần và tối thiểu là 4 ngày. Thời gian bắt đầu sẽ được tình theo ngày hoặc tuần giám sát đến thời điểm hiện tại

Lưu ý:

Thống kê theo phòng ban sẽ thể hiện số khách hàng mà phòng ban đó đang phụ trách trong ngày hôm đó

4. Video hướng dẫn