Quản lý công việc

1. Lợi ích của quản lý công việc

Quản lý công việc trên Getfly sẽ giúp bạn:

Tăng hiệu quả công việc: Getfly CRM giúp doanh nghiệp quản lý công việc một cách khoa học và hiệu quả hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức, tập trung vào các công việc quan trọng.
Giảm thiểu sai sót: Getfly CRM giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát công việc một cách chặt chẽ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót, đảm bảo chất lượng công việc.
Tăng khả năng phối hợp: Getfly CRM giúp doanh nghiệp phối hợp công việc giữa các nhân viên một cách hiệu quả hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu chung một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Getfly CRM giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi thông tin khách hàng một cách hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

2. Phân quyền

Để tạo và quản lý công việc trên hệ thống bạn cần phải được phân quyền cho chức năng Quản lý công việc

Truy cập: Vào và xem được mục công việc
Thêm mới: Thêm mới công việc trên hệ thống
Sửa: Sửa được thông tin công việc
Xóa: Xóa được công việc
Xem tất cả: Xem tất cả công việc trên hệ thống

3. Hướng dẫn tạo Tạo mới, sửa, xóa công việc

3.1. Tạo mới công việc

Bước 1: Click vào biểu tượng Công việc (F9) chọn Thêm công việc

Màn hình hiển thị bảng Tạo mới công việc như sau:

Bước 2: Bạn điền các thông tin trong phần Tạo mới công việc

+ Tên công việc

+ Thời gian thực hiện: Bắt đầu và kết thúc vào ngày giờ nào.

+ Thông tin công việc: Bao gồm dự án (công việc thuộc dự án nào) và loại công việc (tuỳ từng công ty sẽ set up loại công việc khác nhau)

+ Nội dung công việc

+ Người thực hiện: người phụ trách và thực hiện công việc.

+ Người tham gia: những người có liên quan hoặc tham gia hỗ trợ trong công việc.

+ Khách hàng liên quan: Nếu công việc liên quan đến khách hàng bạn tìm kiếm thông tin khách hàng liên quan

+ Chọn màu công việc

+ Tài liệu đính kèm

Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn nhấp vào Thêm mới để tạo mới công việc

3.2. Xem chi tiết công việc

Bạn click vào chi tiết công việc sẽ hiển thị các thông tin cơ bản như Tên công việc, dự án, thời gian, loại công việc,...

Bạn có thể để lại ý kiến hoặc phản hồi, góp ý cho công việc bằng cách nhập bình luận (trao đổi), đính kèm file, tag tên nhân sự và check in địa điểm trong chi tiết công việc

3.3. Sửa công việc

Bạn click vào màn hình chi tiết một công việc => chọn Chỉnh sửa để thay đổi các thông tin của công việc

Bạn cũng có thể sửa nhanh được thông tin công việc bằng cách click vào các thông tin: thời gian thực hiện công việc, khối lượng công việc, nội dung công việc

3.4. Hủy công việc

Hủy công việc là thao tác thay đổi trạng thái công việc thành "Đã hủy". Công việc đã hủy sẽ không được hiển thị trong danh sách công việc, nhưng vẫn có thể được khôi phục lại. Hủy công việc được sử dụng khi bạn muốn tạm dừng thực hiện công việc hoặc không muốn thực hiện công việc nữa

Bạn click vào màn hình chi tiết một công việc => chọn Hủy công việc

3.5. Xóa công việc

Xóa công việc là thao tác xóa hoàn toàn công việc khỏi hệ thống. Công việc đã xóa sẽ không thể được khôi phục lại. Xóa công việc được sử dụng khi bạn muốn loại bỏ hoàn toàn công việc khỏi hệ thống

Bạn click vào màn hình chi tiết một công việc => xem thêm => chọn Xóa công việc

4. Quản lý công việc

4.1. Timeline công việc

Timeline công việc là một bản kế hoạch sắp xếp các công việc cần thực hiện theo thời gian. Timeline công việc giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và tránh các rủi ro phát sinh

Click vào biểu tượng Công việc (F9) màn hình hiển thị ra giao diện quản lý công việc

Tab Công việc: hiển thị ra tất cả các công việc bạn là người liên quan và thực hiện công việc
Tab Công việc tôi giao: hiển thị ra tất cả các công việc bạn là người giao việc
Tab Hoàn thành: hiển thị các công việc đã hoàn thành
Tab Thống kê: thống kê số liệu công việc

Tổng hợp các công việc có thời gian thực hiện trong hôm nay, quá hạn và sắp tới

Các công việc quá hạn sẽ hiển thị màu đỏ

Bạn có thể đánh dấu công việc quan trọng bằng cách Click vào biểu tượng là cờ dưới thông tin công việc

4.2. Màn hình chi tiết dự án

Click vào biểu tượng Công việc (F9) => chọn Dự án muốn xem, màn hình sẽ hiển thị danh sách các công việc trong dự án

Quản lý công việc theo dạng bảng Kanban

Quản lý công việc theo trạng thái công việc => Quản lý công việc linh hoạt, dễ dàng sử dụng

Bạn có thể kéo thả công việc sang các trạng thái khác nhau. Khi kéo thả công việc vào trạng thái hoàn thành, hệ thống sẽ tự động cập nhật hoàn thành công việc

Quản lý công việc theo dạng Lịch

Xem công việc theo ngày tháng năm, theo tuần, tháng và theo danh sách => Dễ dàng lập kế hoạch cho cá nhân và phòng ban.

4.3. Tìm kiếm công việc

Để tìm kiếm công việc bạn click vào biểu tượng mũi tên hướng xuống và nhập các thông tin tìm kiếm vào các trường tương ứng

4.4. Video hướng dẫn

5. Thống kê công việc

Để xem thống kê công việc, bạn truy cập vào phần Công việc (F9) => chọn tab Thống kê

5.1. Thống kê theo khối lượng công việc

Màn hình hiển thị ra biểu đồ khối lượng công việc và thống kê khối lượng công việc theo phòng ban.

Thống kê khối lượng công việc theo tài khoản của từng nhân viên

Bảng thống kê những công việc dự kiến và những công việc hoàn thành trong thời gian đã lọc theo tài khoản của từng nhân viên. Tính trung bình cộng số công việc dự kiến và số công việc hoàn thành để tiện theo dõi, đẽ dàng so sánh giữa các tháng và giữa các phòng ban.

Nếu được phân quyền truy cập hoặc xem tất cả KPI công việc, bạn có thể xem thống kê khối lượng công việc của tất cả các phòng ban, dự án khi click lựa chọn vào